La Nomination du Chef

LA NOMINATION DES CHEFS D’UNITES ET DE GROUPE

• OBJECTIFS POURSUIVIS

Assurer la nomination effective de tous les responsables d’unité de groupe.

Assurer un suivi de la formation des chefs nommés.

• Utilité de la nomination

Mandater officiellement un jeune ou un adulte en tant que responsable des Scouts du Béninvis-à-vis des parents et des autorités.

• Fidélité au Mouvement et Valeur de la Nomination

La nomination est un mandat donné par le mouvement à l’un de ses membres pour mener une

action éducative dans le cadre de ses méthodes. La nomination à l’exercice d’une fonction

dans l’association ne constitue pas un droit. Tous les chefs, animateurs de l’association

doivent être régulièrement nommés.

• MODALITE DE LA NOMINATION

Pour être assistant d’unité, chef d’unité, chef de groupe il faut être nommé par le commissaire

régional/diocésain voici le processus.

Au niveau du groupe le chef d’unité remplit l’engagement personnel, le chef de groupe donne

son avis et transmet à la région/au diocèse la demande de nomination. Le commissaire régional/diocésain se

chargera de transmettre cette demande au niveau national. Le permanent envoie la carte du

chef d’unité au commissaire régional/diocésain. Ce dernier avant de signer la carte de ce chef s’assure

qu’il est en possession de la demande de nomination envoyée par le groupe.

• FORMATION

Toute fonction dans le mouvement nécessite une formation sérieuse pour être exercée avec

compétence. En acceptant d’être nommé tout responsable s’engage à suivre la formation

correspondant à sa fonction.

Par stage

- Tout chef débutant dans une maîtrise doit participer dès la première année de fonction

à un camp initiation (CI) organisé par le district.

- Tout responsable devant être assistant chef d’unité doit avoir participer à un stage

d’approfondissement pédagogique CEP et être âgée de 12 ans au moins.

- Ensuite vient le CNB ou le chef aura à se préciser par rapport à son option de branche.

Ce camp est national.

- Le badge de bois est la confirmation de l’aptitude à exercer le rôle de chef d’unité le

certificat de formateur et de formateur adjoint est la reconnaissance de la capacité de

compréhension des méthodes et du rôle du scoutisme dans la société. Ces camps sont

organisés par les structures nationales.

Tous ces camps sont des temps forts de formation personnelle et pédagogique.

Procédures Administratives et financières ASB 1

• ASSURANCE

L’assurance est un élément très important de la cotisation payée au moment de l’adhésion ou

de son renouvellement.

Cette assurance couvre :

- la responsabilité civile de tous les membres de l’association

- la responsabilité civile de l’association et de ses membres est engagée lorsqu’ils

causent des dommages corporels ou matériels à des tiers.

- Les dommages corporels subit par les membres de l’association victime d’un accident.

L’assurance prend effet dès le renouvellement d’adhésion et le paiement correspondant. Si un

jeune n’est pas assuré, c’est la responsabilité personnelle de son chef d’unité ainsi que celle de

ses parents qui sont engagés. L’association ne peut être tenue pour responsable puisque le

jeune n’est pas considéré comme étant membre de l’association.

Cette assurance est obligatoire

Le devoir de l’association est avant tout de couvrir la responsabilité de tous ses membres.

Les assurés couverts sont :

_ L’association personne morale ;

_ Les membres de l’association à jour de leur cotisation ;

_ Les préposés de l’association dans l’exercice de leur fonction ;

_ Les membres associés lorsqu’ils participent à des activités scoutes ;

_ Les garanties et exclusion période couverte du 01octobre au 30 septembre (voir

contrat d’assurance)

• LA FEUILLE DE DECLARATION D’ACCIDENT

Remplir l’imprimé déclaration d’accident et suivre à la lettre les indications correspondantes.

L’envoyer à la permanence nationale dans les cinq jours en y joignant un certificat médical de

constations de blessures. Prévenir par lettre les parents.

Pour les incendies et accidents matériels prévenir la permanence dès connaissance du sinistre

dont serait responsable un membre de l’association.

Envoyer une déclaration indiquant : date, lieu et heure du sinistre, circonstances, les causes

connues ou présumées, la nature et le montant approximatif des dommages. Ainsi que la

déclaration de certains témoins si possible.

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• Objectifs poursuivis

- Tenir une comptabilité dans les groupes

- Responsabiliser les chefs quant à la gestion des fonds ASB

• La tenue comptable

Le chef d’unité ou un des assistants est chargé de tenir la comptabilité. Associer si possible

les garçons à la tenue de la comptabilité.

La comptabilité Recettes / Dépenses

Les recettes et dépenses sont enregistrées sur un cahier dont le modèle figure en annexe (1).

Pour le camp, la comptabilité est tenue sur le « compte de fonctionnement du camp ». Une

fois le camp clôturé, on reporte globalement les recettes et dépenses dans la comptabilité de

l’unité en ventilant les grandes recettes et dépenses (sport – alimentation).

Toute dépense donne lieu à une pièce justificative : ticket de caisse, facture ou document

émanant d’un tiers attestant que l’argent a été versé en contrepartie d’un achat ou d’un

service.

Toute recette doit normalement donner lieu à la délivrance d’un reçu. Les pièces justificatives

sont classées et conservées à partir de la clôture de l’année au cours de laquelle elles ont été

établies.

• Le tableau des comptes de l’année

Établir en fin d’année un tableau de synthèse des comptes du groupe sur le modèle joint en

annexe (2). Aucune notion comptable, n’est requise pour son utilisation. Une copie de ce

tableau est à transmettre au trésorier régional avant le 31 décembre de chaque année, pour

l’année écoulée.

Il convient de bien faire comprendre aux responsables l’importance qu’il y a, vis-à-vis des

pouvoirs publics à tenir une comptabilité et à pouvoir l’expliquer.

La comptabilité est la traduction chiffrée des activités du groupe.

LA COMPTABILITÉ DES UNITÉS ET DU GROUPE

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LES DOSSIERS DE CAMP

• OBJECTIFS POURSUIVIS

- Obtenir l’autorisation de camper de la part du mouvement et des autorités

administratives.

- Impliquer les responsables dans la préparation du camp

- Constituer un fichier de camp régional/diocésain.

• UTILITÉ

Mieux préparer le camp dans ses aspects administratifs et budgétaires, s’assurer du respect

d’un certain nombre de règles élémentaires permettant la réussite des camps scouts.

• LES ÉLÉMENTS DU DOSSIER DE CAMP

Pour partir camper une unité doit remplir un dossier de camp qui comprend :

- une série de documents destinés aux scouts

- une série de documents destinés aux autorités administratives

• LES DOCUMENTS DES SCOUTS

- Autorisation de camper en plus de l’aspect autorisation l’utilisation de ce document

doit permettre la vérification de la qualification des responsables de camp.

- La constitution d’un fichier de camp au niveau régional/diocésain

- Budget prévisionnel : il doit permettre un effort d’évaluation du budget du camp et fait

ressortir le prix de revient de la journée de camp. Le budget prévisionnel n’est en

aucun cas le résultat d’une abstraction intellectuelle. C’est la traduction financière du

projet éducatif du groupe et des programmes d’activités des unités qui en découlent.

• SITUATION MÉDICALE

Il est bon que le chef de camp ait toutes les informations utiles concernant les éventuelles

précautions sanitaires à prendre. Les maîtrises doivent être informées par les parents des

données médicales concernant un enfant (allergies, médicaments à prendre, traitements en

cours…).

• LES DOCUMENTS AUX AUTORITES ADMINISTRATIVES

- une lettre d’information précisant les dates, lieu d’accueil et toute autre information

utile.

- Le budget prévisionnel

- La police d’assurance

- La liste des membres de l’encadrement

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• ORGANISATION DU CAMP

C’est la région scoute dont relève l’unité ou le groupe. Tous les dossiers de camp doivent être

adressés au Commissaire Régional/Diocésain qui assure la liaison avec les autorités administratives et

fournit les indications utiles.

Le Commissaire Régional/Diocésain a qualité pour autoriser, refuser ou arrêter la tenue d’un camp.

C’est lui qui se porte garant vis-à-vis des autorités de la qualification et de la formation des

chefs de camp et de ses assistants.

Un délai d’un mois est à prévoir entre la date de la remise du dossier et le début du camp.

• CONDITIONS D’ENCADREMENT DES CAMPS D’UNITES

La qualification du chef de camp est ainsi déterminée :

- une expérience d’animation d’une année ;

- la participation à un camp badge de bois ;

- une compétence effective de chef d’unité attestée par le Commissaire Régional/Diocésain

La qualification des adjoints est aussi déterminée :

- une expérience d’animation de 6 mois

- la participation à un camp national de branche

De plus l’encadrement doit comprendre si possible un secouriste diplômé. Dans tous les cas

le Commissaire Régional/Diocésain est seul mandaté par le mouvement pour autoriser un camp au nom

de l’association.

• DOCUMENTS A PRESENTER EN CAS D’INSPECTION DU CAMP

- La liste des participants

- Les justificatifs relatifs aux cotisations assurances

- Les grandes lignes du programme

- Le budget du camp

Chef  Wenceslas HOUNKPATIN